Tilintarkastajan raportti
Business Finlandille

Business Finlandin hyväksymien projektien lopussa vaaditaan yleensä tilintarkastajan raporttia projektin lopputilityksen yhteydessä. Toimeksiannossa tarkastetaan, että projektin taloudellinen seuranta on ehtojen mukaista, laskut löytyvät projektikirjanpidosta ja kulut ovat maksettu ennen lopputilityksen tekoa. Tarkastuksen kohteena ovat kustannustilitykset ja Y4-lomake, jolla tilitetään palkkakustannukset. Tilintarkastuksen kustannukset hyväksytään myös projektin menoihin. Tilintarkastuksen kulu saadaan kustannuksiin, kun lasku tehdystä tilintarkastuksesta sekä maksukopio toimitetaan Business Finlandille. Kulu ei siis sisälly kustannustilitysten summiin.

Yhtiön kannattaa tutustua rahoituksen ehtoihin jo aikaisessa vaiheessa, jotta projektin seuranta saadaan järjestettyä hyvissä ajoin ja tulee sisäistäneeksi rahoitusehtojen ajatuksen. Projektin kulujen seurannan pystyy järjestämään lakisääteisen kirjanpidon yhteydessä projektilaskennan avulla. Projektiin osallistuvien työntekijöiden osalta tulee pitää päiväkohtaista työajan seurantaa projektille kohdistuvista työtunneista, jotka projektin vastuullinen johtaja hyväksyy kuukausitasolla niin, että hyväksynnästä jää merkintä.

Projektille kuuluvat henkilöstökulut saadaan kustannustilitykseen Y4-lomakkeelta. Y4:llä ilmoitetaan projektiin osallistuneet henkilöt ja heidän projektilleen kohdistuneet työtunnit projektin ajalta. Kyseisten henkilöiden osalta ilmoitetaan myös projektin aikana maksetut palkat (huomioimatta lomarahoja). Mikäli maksetuissa palkoissa ilmoitetaan maksettuja tulospalkkioita, poikkeavia palkaneriä ja ylityön palkkoja, näistä olisi suositeltavaa lisätä maininta Y4:n kohtaan lisätiedot. Kyseisellä lomakkeella ilmoitetaan myös projektiin osallistuneiden henkilöiden kokonaistyötunnit projektin ajalta (myös palkallisten vapaiden tunnit huomioidaan, niitä ei vähennetä kokonaistunneista). Mikäli henkilölle on sovittu työsopimuksessa kiinteät työtunnit, käytetään näitä. Muutoin tulee seurata henkilön tekemää kokonaistyöaikaa.

Projektin lopputilitys tehdään neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä. Mikäli projektille tarvitaan jatkoaikaa tai hyväksyttyihin kustannuksiin tulee muutoksia, näistä projektin muutoksiin liittyvistä asioista on hyvä olla yhteydessä Business Finlandiin.

Ohessa on muistilista tilintarkastusta varten tarvittavista tiedoista.

 

• Rahoituspäätös, joka sisältää budjetin, aikataulun ja hakemuksen.
• Business Finlandille lähetetyt kustannustilitykset ja Y4-lomake tunneista.
• Vastuullisen johtajan hyväksymä tuntikohtainen tuntikirjanpito projektin henkilöiltä.
• Miten projektikirjanpito on järjestetty? Hyväksyykö projektin vastuullinen johtaja projektin laskut ja miten kulut on kirjanpidossa kohdistettu projektille kuuluvaksi?
• Erittely laskuista, joiden kustannukset ovat tilitetty kustannustilityksissä.
• Huomioittehan, että ostetut pilvipalvelut käsitellään laitevuokrina ja ohjelmistokulut käsitellään laiteostoina/poistoina. De minimis -projektissa edellä mainittuja kustannuksia ei voida tilittää ostetuissa palveluissa.
• Mikäli yhtiö on hankkinut projektille ohjelmistolisenssejä tai pienkalustoa (alle 3v.), vahvistakaa hankintojen tulleen pääosin projektin käyttöön. Mikäli näitä käytetään muuhunkin tarkoitukseen, hyväksytään kuluksi projektille kohdistuva osuus.
• Miten työajan seuranta on toteutettu? Onko tunnit hyväksytty projektille kuuluviksi kuukausittain niin, että hyväksyjän allekirjoitus näkyy.
• Onko yhtiö saanut projektille muuta julkista rahoitusta?
• Huomioittehan, että saatu palkkatuki tulee vähentää projektille tilitettävistä palkoista, mikäli henkilö on työskennellyt projektille.
• Jos julkinen tuki hankkeen kustannuksista on yli 50 %, onko hankkeessa ollut yli 30 000 € hankintoja ja onko näissä hankinnoissa noudatettu hankintalakia?
• Projektikohtainen pääkirja ja tuloslaskelma, josta käy ilmi, miten kustannustilityksen erät on saatu kirjanpidosta.
• Projektin aikaiset palkkaraportit, työaikakirjanpito sekä tiliotteet siihen asti, kun projektille kohdistuvat viimeiset palkat sekä laskut ovat maksettu.
• Projektille kohdistuvien kulujen kaikki laskut.
• Yhtiön pankkitilien tiliotteet / pääsyn yhtiön tiliotteisiin kirjanpito-ohjelmassa.
• Onko laskut hyväksytty yhtiön käytäntöjen mukaisesti? Miten on toteutettu?
• Onko projektin aikana maksettu lomarahoja? Maksimissaan 11 kuukauden palkat voidaan tilittää vuodessa projektille.
• Mikäli projektissa on työntekijöitä, joille maksetaan tuntien perusteella (ei kuukausipalkkalaisia kiinteillä viikkotyötunneilla) ja/tai maksetaan ylityöt, tulisi kokonaistyöajan tunnit pystyä selvittämään työaikakirjanpidosta, jota yhtiön tulee ylläpitää työaikalain 7:37§ mukaisesti.
• Laskelma/selvitys, miten on laskettu Y4-kokonaistunnit ja kokonaisrahapalkat. Tämä pitäisi löytyä, koska ne on täytynyt selvittää Y4-lomakkeelle.